Die elektronische Patientenakte: Was drin ist, wer sie sieht, wie man widerspricht

Was die elektronische Patientenakte ist

Die elektronische Patientenakte – kurz ePA – ist ein digitaler Ordner für Ihre Gesundheitsdaten. Sie liegt nicht auf Ihrem Handy und nicht in der Praxis, sondern in einer abgeschotteten Infrastruktur des Gesundheitswesens. Sie selbst kommen über eine App Ihrer Krankenkasse heran, Praxen und Krankenhäuser über ihre Praxissoftware.

Der wichtigste Punkt zuerst: Die Akte wird automatisch angelegt. Sie müssen nichts beantragen. Sie müssen aktiv widersprechen, wenn Sie keine wollen – das nennt sich Opt-out. Wer nichts tut, hat eine ePA.

Das gilt für gesetzlich Versicherte. In der privaten Krankenversicherung entscheidet jedes Unternehmen für sich, ob und wann es eine ePA anbietet.

Was in der Akte landet

Seit Oktober 2025 sind Praxen und Krankenhäuser gesetzlich verpflichtet, Behandlungsunterlagen in die ePA einzustellen, sofern Sie dem nicht widersprechen. Typischerweise sind das:

• Arztbriefe und Entlassbriefe aus dem Krankenhaus
• Befunde, etwa aus Radiologie, Kardiologie oder Endoskopie
• Laborwerte
• der elektronische Medikationsplan, der sich aus den eingelösten E-Rezepten speist
• Abrechnungsdaten Ihrer Krankenkasse – also die Information, welche Leistung wann abgerechnet wurde

Weitere Inhalte kommen schrittweise dazu, darunter digitale Fassungen von Impfnachweis, Mutterpass, Kinderuntersuchungsheft und Zahnbonusheft. Was zu welchem Zeitpunkt verfügbar ist, unterscheidet sich – die aktuelle Liste führt Ihre Krankenkasse.

Sie selbst können ebenfalls Dokumente hochladen: alte Befunde, eine Patientenverfügung, Unterlagen aus einer Reha. Für Praxen ist erkennbar, dass diese Dateien von Ihnen stammen und nicht aus einer Behandlung.

Wer hineinsieht – und wie lange

Zugriff bekommt niemand einfach so. Er entsteht durch den Behandlungskontext: Sie stecken Ihre elektronische Gesundheitskarte in der Praxis, und damit öffnet sich die Akte für diese Einrichtung.

• Praxen und Krankenhäuser: voreingestellt 90 Tage. Das ist bewusst großzügig, damit ein Befund, der zwei Wochen später eintrifft, noch abgelegt werden kann.
• Apotheken: deutlich kürzer. Stand 2026 sind es drei Kalendertage; eine Ausweitung war zuletzt im Gesetzgebungsverfahren. Den geltenden Wert nennt Ihnen Ihre Krankenkasse.

Über die App können Sie diese Voreinstellung für jede Einrichtung ändern – auf einen einzigen Tag verkürzen, auf Dauer verlängern oder den Zugriff ganz sperren. Die App zeigt Ihnen außerdem ein Protokoll: wer wann auf die Akte zugegriffen und was eingestellt hat.

Wer nicht zugreifen darf: Arbeitgeber, Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherer, Betriebsärztinnen und Betriebsärzte außerhalb der Behandlung, Behörden. Diese Stellen dürfen weder selbst zugreifen noch von Ihnen verlangen, dass Sie Daten aus der Akte vorlegen. Das ist ausdrücklich untersagt.

Widerspruch ist nicht Alles-oder-Nichts

Viele halten die ePA für eine Ja-Nein-Entscheidung. Das ist der häufigste Irrtum. Es gibt mehrere Ebenen, und Sie können sie einzeln ziehen:

1. Gegen die Akte insgesamt. Ihre Kasse legt keine an – oder löscht eine bestehende samt Inhalten.
2. Gegen den Zugriff einer bestimmten Einrichtung. Diese Praxis, dieses Krankenhaus, diese Apotheke kann dann weder lesen noch etwas einstellen, bis Sie es wieder freigeben.
3. Gegen das Einstellen einzelner Daten. Ein konkreter Befund soll nicht hinein? Sagen Sie es in der Praxis. Das Dokument wird dann nicht gespeichert.
4. Gegen die Abrechnungsdaten Ihrer Kasse. Dann stellt die Krankenkasse keine Abrechnungsinformationen ein.
5. Gegen die Weitergabe zu Forschungszwecken. Aus der ePA sollen künftig pseudonymisierte Daten an ein Forschungsdatenzentrum fließen. Auch dagegen können Sie widersprechen – der Zeitplan dafür hat sich mehrfach verschoben, den Stand kennt Ihre Kasse.

Jeder dieser Widersprüche ist jederzeit möglich, ohne Begründung, ohne Frist, und jeder ist wieder zurücknehmbar. Ein Widerspruch darf Ihnen in der Versorgung keine Nachteile bringen.

Dokumente verbergen oder löschen

Neben dem Widerspruch gibt es ein zweites Werkzeug, und es ist das feinere: Verbergen.

Verborgene Dokumente bleiben in Ihrer Akte, sind aber für Praxen, Krankenhäuser und Apotheken nicht sichtbar. Sie können einzelne Dateien verbergen oder ganze Kategorien. Für Behandelnde ist dabei nicht erkennbar, dass überhaupt etwas verborgen wurde – niemand sieht eine Lücke, über die Sie sich erklären müssten.

Zwei praktische Einschränkungen:

• Verbergen und Wiedersichtbarmachen setzen die App voraus. Ohne App können Sie eine Praxis bitten, ein Dokument von vornherein verborgen einzustellen; um es später wieder sichtbar zu machen, brauchen Sie dann jedoch den App-Zugang.
• Löschen ist endgültig. Ein gelöschtes Dokument ist weg, auch für Sie. Im Zweifel verbergen statt löschen.

Das ist der eigentliche Unterschied zur Papierakte: Sie entscheiden, welcher Teil Ihrer Vorgeschichte mitreist.

Besonders sensible Diagnosen

Manche Informationen wiegen schwerer als andere – psychische Erkrankungen, sexuell übertragbare Infektionen, ein Schwangerschaftsabbruch. Für diese Gruppen sieht das Gesetz vor, dass die Praxis Sie vor dem Einstellen ausdrücklich auf Ihr Widerspruchsrecht hinweist.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das immer geschieht. Wenn Ihnen ein Thema wichtig ist, sprechen Sie es von sich aus an, bevor die Behandlung dokumentiert wird. Ein Satz genügt: Bitte stellen Sie das nicht in meine ePA ein.

Ohne Smartphone: die Ombudsstelle

Die ePA ist auch ohne eigenes Gerät nutzbar – aber mit weniger Möglichkeiten. Jede gesetzliche Krankenkasse muss eine Ombudsstelle unterhalten. Dort können Sie Widersprüche erklären und zurücknehmen, den Zugriff einzelner Einrichtungen sperren und der Forschungsnutzung widersprechen, ohne App und ohne Online-Zugang.

Was die Ombudsstelle in der Regel nicht kann: für Sie einzelne Dokumente verbergen und wieder sichtbar machen. Dafür bleibt der App-Zugang der praktikable Weg.

Für den App-Zugang selbst brauchen Sie einen sicheren Identitätsnachweis – üblich sind die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises oder die Gesundheitskarte mit PIN. Die PIN gibt Ihnen Ihre Krankenkasse aus, sie liegt der Karte nicht bei.

Kinder, Jugendliche und Vertretung

Auch für Kinder legen die Krankenkassen eine ePA an. Verwaltet wird sie zunächst von den Sorgeberechtigten – sie richten den Zugang ein, sehen die Inhalte und erklären Widersprüche. Mit dem 15. Geburtstag endet diese Verwaltung: Jugendliche greifen dann selbst auf ihre Akte zu, die Eltern nicht mehr automatisch. Wer das für seine Familie plant, sollte den Übergang nicht verpassen, sonst steht die Akte plötzlich ohne aktive Verwaltung da.

Umgekehrt können Sie eine Vertretung benennen – etwa eine Tochter, einen Partner oder eine Person mit Vorsorgevollmacht –, die stellvertretend in die Akte sieht und Einstellungen ändert. Wie das technisch abläuft und welche Nachweise dafür nötig sind, unterscheidet sich zwischen den Kassen; fragen Sie gezielt danach, statt es in der App zu suchen.

Was die Akte im Alltag bringt

Nüchtern betrachtet: Die ePA löst ein Kommunikationsproblem, kein medizinisches. Sie sorgt dafür, dass ein Befund, den eine Praxis erhoben hat, in der nächsten vorliegt.

Der Nutzen ist dort am größten, wo viele Beteiligte im Spiel sind – bei chronischen Erkrankungen, nach einem Krankenhausaufenthalt, bei mehreren Medikamenten gleichzeitig. Der elektronische Medikationsplan kann Wechselwirkungen sichtbar machen, die sonst niemandem auffallen, weil kein Beteiligter die vollständige Liste kennt.

Was die ePA nicht ist: kein Ersatz für das Gespräch, keine Diagnose und keine Garantie für Vollständigkeit. Eine Praxis, die einen Befund nicht eingestellt hat, hat ihn eben nicht eingestellt. Wichtige Unterlagen – Medikationsplan auf Papier, Allergiepass, Implantatausweis – nehmen Sie weiterhin mit.

Was Sie jetzt konkret tun können

• Einmal hineinschauen. Die App Ihrer Krankenkasse einrichten und sehen, was tatsächlich drinsteht. Viele Annahmen über die eigene Akte stimmen nicht.
• Zugriffsdauern prüfen. 90 Tage sind eine Voreinstellung, keine Vorgabe.
• Sensible Themen vorab ansprechen – vor der Dokumentation, nicht danach.
• Entscheiden statt aussitzen. Nichts zu tun ist auch eine Entscheidung, nur eine unbewusste.

Wenn es dringend ist

Die ePA ist eine Verwaltungsfrage, kein Notfallwerkzeug. Bei Verdacht auf einen Notfall – Brustschmerz, Atemnot, plötzliche Lähmung oder Sprachstörung, Bewusstseinsstörung, schwerer Unfall – wählen Sie die 112. Außerhalb der Sprechzeiten und ohne Notfallverdacht hilft der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116 117.

---

Dieser Beitrag erklärt die Funktionsweise der elektronischen Patientenakte und die Rechte der Versicherten, Stand 2026. Er ersetzt keine ärztliche oder rechtliche Beratung; verbindliche Auskunft zu Ihrer Akte und zu Fristen gibt Ihre Krankenkasse.